引言
 
愛因斯坦說:統(tǒng)一、聯(lián)系、和諧、協(xié)調是自然界的普遍性質。新時期，黨中央提出了構建和諧社會的要求，要構建和諧社會就需要社會各階層中人與人之間、單位與單位之間的和諧，人與自然之間等的全面和諧。
    秘書工作是一個圍繞領導活動的需求和目標而開展的輔助性工作。在新時期我國秘書工作的指導思想在圍繞黨的基本路線，搞好“三個服務”的同時，工作方式出現(xiàn)了“四個轉變”:即從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策;從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息;從單純憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理;從被動服務轉變?yōu)榱幹鲃臃铡?br />    協(xié)調關系是秘書的重要職能之一。特別在當前新的歷史時期，隨著社會主義市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，秘書工作的內(nèi)涵和外延必將不斷得到加深和拓寬，并直接影響機關工作的質量和效率。秘書協(xié)調職能的強化，在當前已成為秘書工作的一項重要任務。
    任何管理工作，特別是現(xiàn)代管理工作，都需要有效的協(xié)調。協(xié)調是指在其職責范圍內(nèi)，或在領導的授權下，調整和改善組織之間、工作之間、人際關系之間的關系，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現(xiàn)共同實現(xiàn)目標的過程。
協(xié)調活動是一種復雜的管理過程，它由諸多相互聯(lián)系，相互作用的要素構成，包括協(xié)調者、協(xié)調對象、協(xié)調意圖、協(xié)調目標和協(xié)調環(huán)境。協(xié)調工作是一個內(nèi)涵很寬泛的概念。由于其工作所涉及的主、客體都是公共關系機構，所以它又具有處理和調解公共關系機構之間的工作的某些功能。

 
1  秘書協(xié)調工作的對象
    本章的重點是分析秘書協(xié)調工作的對象，探討面對每一種對象進行協(xié)調工作時的錯綜復雜的情況，以此使讀者對秘書協(xié)調工作的復雜性有一個初步的認識。
1.1  與主管領導的協(xié)調
與主管領導的協(xié)調。這是指秘書與主要服務對象之間的工作聯(lián)系和溝通。秘書要及時向領導報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標和處理問題時應把握的尺度。領導也要隨時把自己的意圖向秘書交待清楚，以便秘書更好地開展工作，有些特殊問題還要特別交待和提醒，以提高秘書的重視程度。秘書為了工作，應該將自己的一些想法向領導匯報，征詢領導的意見或請求領導幫助，以取得行為上的某種一致。
1.2  與主管領導之外的其他領導之間的協(xié)調
有一些行政職能交叉的工作，由多個領導分管，需要多個領導協(xié)商解決，而領導之間的碰面需要一定的程序，有時要靠秘書做好先期的溝通和協(xié)調。這是一項比較復雜的工作。違背程序會被人挑理，而完全按程序走有時很可能會誤事。
1.3  機關內(nèi)部的協(xié)調
秘書的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是機關內(nèi)部職能分工的要求，這些工作的完成情況與秘書的人格魅力、工作精神和協(xié)調藝術等有關。如果秘書能做到主動協(xié)調而且協(xié)調得法，工作效果就好，反之，工作起來往往會不順暢。
1.4  與基層單位的協(xié)調
基層單位是領導的管理對象，也是秘書的服務對象 秘書要把領導的意見傳達給基層單位，針對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持;對他們不合理的要求和不正確的意見要進行幫助教育，使他們放棄自己的想法，執(zhí)行領導的正確意見，與領導保持行動目標的一致。

1.5  與基層群眾的協(xié)調
基層群眾來找秘書一般有三種情況。一種是找領導辦個人事情，這要看事情的重要程度和可能程度，能辦的可以幫助協(xié)調辦理；不能辦的要用合理的理由解釋說明。一種是上訪告狀，這往往要轉到有關部門去處理。還有一種是咨詢問題，秘書應認真對待，除了需要保密的機要情況外，要給來訪者一個滿意的答復;如果是自己不完全熟悉的問題則要將來訪者介紹給有關部門。
 
2  秘書協(xié)調工作的特點
本章主要觀點是：秘書是為領導服務的，不是決策者，只能對事情的方向有所把握，而不能對事情的結果有所負責，因此，秘書的協(xié)調工作有其特殊性。
2.1  傾向性強
主要是在政治觀點上要站在領導的立場上，以領導的意見為統(tǒng)領和出發(fā)點，努力使協(xié)調的事情向這個方向發(fā)展，在此基礎上取得行為的一致性，否則就是失敗的協(xié)調。秘書在協(xié)調中必須堅決維護領導的權威和尊嚴，樹立和捍衛(wèi)領導和領導機關的威信，這是秘書協(xié)調工作的基本立場和原則，也是秘書必須嚴格遵守的政治紀律。
2.2  協(xié)調量大
秘書工作涉及方方面面，接觸四面八方，與各種社會成員都要打交道，每項工作的開展都要協(xié)調，到什么地方都要征求意見、請求支持，工作量和工作難度都是比較大的。如果秘書所服務的領導有廣泛的愛好或大量社交活動，秘書在安排領導活動時，更會增加許多的協(xié)調工作量。
2.3  藝術性強
秘書沒有決策的權力，但要輔助領導決策;秘書不是領導，但要隨時提醒領導，因此，秘書的協(xié)調工作要具有很強的政治性、很高的理性和可靠的效果，這是就其質量要求而言的。秘書在沒有決策權力的情況下，要做到使領導滿意，使相關人員滿意，其困難程度可想而知。因此，秘書協(xié)調的藝術性要求非常高，這是優(yōu)秀秘書應有的稟賦。
 
3  秘書協(xié)調工作的方式
本章的主要觀點是：秘書協(xié)調工作雖然非?，嵓?、復雜，但能夠奏效的方式很多，只要根據(jù)協(xié)調對象和協(xié)調問題的難易程度靈活運用，還是能夠把復雜的工作做得如魚得水、左右逢源。常見的協(xié)調方式有以下幾種:
3.1  請示式
秘書向領導請示工作，是下級對上級請求指示，要對領導尊重，虛心求教。
一般有如下幾種情況需要向上級請示：
１）上級規(guī)定必須請示，待批準后才能實施的事項，如文件的處理與發(fā)放等。
２）對上級現(xiàn)行方針、政策、法規(guī)、制度不甚了解，有待上級明確答復才能辦理的事項，要請示。
３）工作中發(fā)生了新的情況而又無章可循，有待上級明確指示后才能辦理的事項，需請示。
４）在經(jīng)濟、物資問題上請求上級審核批撥或調配使用時，需請示。
５）下級所擬制的指揮性文件，需要上級批轉下達各有關部門執(zhí)行時，需請示。
６）因本單位、本部門情況特殊難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理請求批準的問題。
７）本單位、本部門意見分歧，無法統(tǒng)一，要求上級裁決的問題。
3.2  求助式
這是在需要借助其他部門處理問題時應遵循和運用的方式。要積極熱情，態(tài)度懇切，有感召力。求助式適用的情況與請示式在很大程度上是相反的。請示式適用的情況擁有一個共同點，那就是需要請示的問題已有解決的方法（多種），只是不知道如何選擇，需要上級給一個明確的選擇，而求助式與此大相徑庭，需要求助的問題往往都是一些無章可循的問題，沒有一個可靠的參考，也沒有現(xiàn)成的選擇，需要領導從更高層次上給與指導。
3.3  協(xié)商式
對于涉及到多家職能部門的工作，可采取共同協(xié)作的方式。要態(tài)度坦誠，富于協(xié)作精神，有親和力。在此情況中，涉及的多家職能部門往往都是同等地位的部門，他們隸屬于同一個高級部門或不同的高級部門，所以他們之間沒有從屬關系，所以任何一個部門都沒有義務聽從于另外任何一個部門，任何一個部門也沒有權力對另外任何一個部門發(fā)出權威的指示。那么，要讓問題得到圓滿解決，唯有進行深層的溝通，讓各方在一定程度上作出妥協(xié)，以達成解決問題的共識。
3.4  咨詢式
這是在對相關業(yè)務及法律法規(guī)不清楚，需要相關組織或權威部門作出解釋或給予答復時應遵循和運用的方式。咨詢之所在，源于問題之所在，咨詢的目的就是讓托出的問題得到答案，所以咨詢者需要做的就是直截了當托出問題，說明問題原委，意圖明確，簡潔明了。然后只需要靜候咨詢的組織或部門對此作出的答復。做到這幾點，不僅可以給被詢者一個良好的印象，也不會影響被詢者的思路，這樣才能讓問題更容易得到解決。
3.5  答復式
這是在對被咨詢事項已有明確的意見時應遵循和運用的方式。答復式常運用于咨詢式之后，在被詢者對咨詢的問題作出解釋或答復后，對被詢者作出相關的答復是對被詢者的一種尊重，也是咨詢者自身素質的一種體現(xiàn)，所以，只要不是保密范圍內(nèi)且應該解答的問題，要觀點鮮明、態(tài)度明朗、干脆利落地表達準確，回答清楚。對尚沒有明確處理意見的問題一般不予答復，一旦有了明確意見和結果則必須予以答復。對不能答復的問題（需要保密的）和沒有處理意見的問題，也要作出相應的解釋。
3.6  解釋說明式
當某些事項的處理結果不能令協(xié)調對象滿意，而目前情況下又沒有很好的解決方式，需要向當事方進行解釋和說明時應遵循和運用的協(xié)調方式。人無完人，事無完事，在很多地方往往難盡如人意，但當此種情況發(fā)生時，必須要做的是對事情的經(jīng)過以及出現(xiàn)此種情況的原因作出充分的解釋，讓對方明白自己在處理此事時已盡全力，出現(xiàn)此種情況不在自己控制范圍內(nèi)或出于常人意料之外，這樣協(xié)調對象往往都會對此作出諒解。若對出現(xiàn)的情況不作出相應解釋，便很可能讓情況惡化，后果也會更加嚴重。
 
4  秘書協(xié)調工作的藝術性
本章的主要內(nèi)容是介紹秘書工作的協(xié)調藝術的幾種主要表現(xiàn)方式。
4.1  策劃的藝術
策劃的藝術是一種設計和規(guī)劃的藝術，體現(xiàn)為事物發(fā)端時秘書對事物的整體把握能力和創(chuàng)新能力。同樣一件事情，一般處理還是給予特殊的重視，其效果是完全不同的。秘書面對多且復雜的事物，首先要分清輕重緩急，對特別必要的事物要特殊處理，這就要從策劃人手，進行高水平設計。如果缺乏這種才能，就會失去對事物的把握能力，使事物的處理偏離預期的效果。但要注意的是，秘書進行策劃和設計要以領導對該問題的態(tài)度和傾向作為出發(fā)點，在符合這一原則的基礎上進行組織和推進，不能用自己的主觀意志加以干預。這不是個人色彩問題，而是組織原則問題。
4.2  切入的藝術
秘書的協(xié)調如何切入是一個比較棘手的問題，需要較高的藝術性。不同的切入方式會收到不同的效果。因此，有時要注意場合，烘托氛圍，有時要繞一繞圈子，打一打圓場，有時要盡快向主題推進，有時則要放緩進度。關鍵在于把握好最佳時機，防止費了很大努力，做了很多鋪墊，卻因時機把握不準而功敗垂成。
4.3  提問的藝術
在面對面協(xié)調時一定會有提問，提問也需要高超的藝術，不然就很難收到理想的效果。秘書的協(xié)調大多是在一種平和的環(huán)境中進行的，一般情況下雙方都沒有壓力。秘書應爭取主動，駕馭氣氛，環(huán)環(huán)深入，絲絲入扣，直到事情明了為止，切不可讓對方反客為主而使自己陷于被動。如果對方不愿意回答或想回避問題，秘書要善于啟發(fā)和引導，幫助對方打消顧慮，說出真實的想法。當然，個人隱私應回避。
4.4  回答的藝術
秘書同樣也會接受協(xié)調對象的提問而說明一些需要說明的問題，解答一些協(xié)調對象需要知曉的情況?；卮饐栴}也要講究藝術。一方面要多講原則性，少講靈活性，一般不要明確表態(tài)，不要把話講得太絕對，要為領導處理問題留有余地和空間以便進退，不要讓對方抓住口實和把柄而陷于被動。另一方面要對群眾和協(xié)調對象負責，給人以信任感和安全感，有的放矢地講事實和情理，對應該解決的問題要給人以滿意的答復，對不能解決的問題要說明原因、態(tài)度明確，反對支支吾吾、敷衍了事。
4.5  收尾的藝術
協(xié)調之后怎樣收尾，也有一個藝術問題。既要見好就收，順其自然，適可而止，又不能使人感到突兀。如果協(xié)調的結果不很令人滿意，更要掌握分寸和尺度，要有所鋪墊，讓對方有心理準備，接受起來自然流暢，順勢而收。對于沒有協(xié)調好的問題，要為再次的協(xié)調留下伏筆，保持協(xié)調工作的連續(xù)性。
 
5  結論
藝術是一個文學概念。藝術被借用到協(xié)調工作中，是指富有創(chuàng)造性的協(xié)調工作的方式和方法。各種富于藝術性的協(xié)調辦法普遍存在于我們的工作之中。比如，同樣是用召開會議方法協(xié)調事件，有的協(xié)調人員主持會議，與會者發(fā)言踴躍，緊圍中心，很快達成協(xié)議；有的協(xié)調會議則話說一堆，但不明含意，發(fā)言不著邊際，與會者不滿，協(xié)調者喪氣。上下對比，就可以看出這方面?zhèn)€人的協(xié)調藝術是有差別的。因此，作為一個優(yōu)秀的秘書，應該把自己從事的協(xié)調工作上升到藝術的境界，只有這樣，我們的工作開展起來才會得心應手，我們的工作效率才會大大提高。